Embaucher un salarié dans l’association

Le recrutement d'un salarié

EMPLOI

L’embauche d’un salarié : les formalités administratives obligatoires

Votre association a besoin de nouvelles compétences pour compléter et/ou renforcer l’engagement de ses bénévoles ? Vous avez besoin de professionnaliser, consolider et développer les activités de votre association ? Vous souhaitez franchir le pas et embaucher un premier salarié ?

Avant de concrétiser cette nouvelle relation de travail, plusieurs formalités doivent préalablement être mises en œuvre auprès des organismes de protection sociale et de l’administration.

Effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

L’association qui embauche un salarié doit obligatoirement effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette déclaration nominative doit être adressée à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date prévue de l’embauche et au plus tard au moment où le salarié commence à travailler.

La DPAE permet à l’association d’accomplir les obligations suivantes :

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale ;
  • L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ;
  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La demande de visite d’information et de prévention et le cas échant, d’examen médical d’aptitudes à l’embauche.

N.B. Pour pouvoir procéder à la DPAE, l’association doit être immatriculée au répertoire SIRENE de l’INSEE et avoir un numéro SIRET et un code NAF (APE). La demande d’immatriculation est simple et rapide (réponse sous 48H) et peut être réalisée sur la plateforme du Compte Asso.

  • Comment effectuer la DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche est, par principe, réalisée par voie électronique sur le site dédié de l’URSSAF.

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Pour remplir la DPAE, les informations ci-après doivent être renseignées :

  • La dénomination sociale, le code NAF (APE) et numéro SIRET de l’association ;
  • Le nom de naissance et le prénom du futur salarié ;
  • La date, département et commune de naissance du futur salarié ;
  • Le numéro de sécurité sociale du futur salarié (si ce dernier n’en dispose pas, une demande d’immatriculation sera automatiquement transmise à la CPAM) ;
  • Le type de contrat de travail (contrat à durée indéterminée, contrat de travail temporaire, contrat à durée déterminée) ;
  • La date et l’heure prévisible d’embauche ;
  • Les coordonnées du service de santé au travail de l’employeur.
Attention - Information importante

ATTENTION – Le défaut de déclaration d’embauche est passible d’une amende administrative recouvrée par l’URSSAF dont le montant est fixé à 300 fois le minimum garanti (élément de référence pour le calcul des avantages sociaux), et d’une sanction pénale au titre du délit de travail dissimulé.

Déterminer la convention collective applicable

Avant toute embauche, l’association doit vérifier si son activité principale, telle qu’elle est définie par son objet social, entre dans le champ d’application d’une convention collective. Auquel cas, et si la convention concernée a fait l’objet d’un arrêté d’extension publié au Journal Officiel par le Ministre du travail, l’association doit obligatoirement en appliquer les dispositions. Dans le cas contraire, l’association pourra faire le choix d’une application volontaire. Les associations ne relevant d’aucune convention collective étendue et ne souhaitant pas l’appliquer de façon volontaire doivent alors respecter les dispositions de droit commun du Code du travail.

  • Qu’est ce qu’une convention collective ?

Une convention collective est un accord écrit qui résulte d’une négociation entre les partenaires sociaux (syndicats de salariés et organisations patronales). Elle fixe les conditions d’emploi et de travail des salariés et leurs garanties sociales dans une branche professionnelle. La convention collective prévoit des dispositions particulières, généralement plus favorables pour les salariés que le Code du travail : conditions d’emploi, organisation spécifique du temps de travail, congés payés, grilles de postes, salaires minimums, régime de prévoyance, ancienneté, primes, indemnités de licenciement ou de départ à la retraite…

N.B. Tous les employeurs adhérents à une organisation patronale signataire de l’accord doivent appliquer la convention collective correspondante.

Identifiée par un numéro IDCC (Identifiant de Convention Collective), chaque convention est constituée d’un texte de base, complété au fil du temps par des accords et/ou des avenants. Les conventions les plus représentatives du secteur associatif sont les suivantes :

  • Convention collective nationale du sport (IDCC 2511) ;
  • Convention collective nationale des métiers de l’éduction, de la culture, des loisirs et de l’animation agissant pour l’utilité sociale et environnementale, au service des territoires – ECLAT (IDCC 1518) ;
  • Convention collective nationale des entreprises du secteur privé du spectacle vivant (IDCC 3090) ;
  • Convention collective nationale pour les entreprises artistiques et culturelles (IDCC 1285) ;
  • Convention collective nationale des acteurs du lien social et familial : centre sociaux et socioculturels, associations d’accueil de jeunes enfants, associations de développement social local (IDCC 1261).

Dès lors qu’une convention est applicable, l’association doit en informer le salarié par écrit au plus tard un mois après l’embauche. Par ailleurs, l’intitulé de la convention doit apparaître sur le bulletin de paie. Il peut également être mentionné dans le contrat de travail.

Informations complémentaires

N.B. Le code NAF (ou APE) attribué par l’INSEE donne un indice sur la nature de l’activité principale exercée par l’association. Un simulateur permet de rechercher la convention collective applicable dans l’association.

S’acquitter des autres formalités obligatoires

Après avoir effectué la déclaration préalable à l’embauche et vérifié l’application éventuelle d’une convention collective, l’association doit ensuite s’acquitter de plusieurs autres formalités obligatoires :

  • Tenir un registre unique du personnel sur lequel sont enregistrés dans leur ordre d’embauche tous les salariés (voir modèle ci-dessous en téléchargement dans la rubrique ‘Documents utiles’). Doivent y figurer pour chaque salarié, les mentions suivantes : nom, prénom, nationalité, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie ;
  • Etablir le contrat de travail du salarié ;
  • Affilier le salarié aux institutions de retraite complémentaire dont relève l’association (AGIRC/ARCCO) ;
  • Affilier le salarié au régime de prévoyance éventuellement prévu par la convention collective ;
  • Affilier le salarié à une complémentaire santé collective ;
  • Adhérer le cas échéant à un OPCO (Opérateur de Compétences) pour régler les contributions imposées par la convention collective en matière de formation professionnelle ;
  • Informer le salarié qu’il bénéficiera tous les deux ans d’un entretien professionnel afin de faire le point sur ses perspectives d’évolution professionnelle ;
  • Faire passer au salarié la visite d’information et de prévention médicale, au plus tard dans les trois mois suivant la prise effective du poste (et ensuite tous les 5 ans). Cette visite est réalisée auprès du service de santé au travail et donne lieu à la délivrance d’une attestation de suivi individuel de l’état de santé du salarié.
  • Gérer la paie et les déclarations sociales

Une fois ces formalités réalisées, l’employeur associatif doit organiser chaque mois le traitement des bulletins de paie des salariés et la déclaration des cotisations auprès des organismes de protection sociale. Il doit en particulier effectuer à l’issue de chaque période mensuelle de paie et au plus tard le 15 du mois suivant, la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Trois services sont proposés par l’URSSAF pour simplifier la gestion des salaires des associations :

  • Le dispositif Impact Emploi AssociationIEA ;
  • Le Chèque Emploi AssociatifCEA ;
  • Le Guichet Unique du Spectacle OccasionnelGUSO.
Informations complémentaires

N.B. La DSN est une déclaration en ligne qui permet à l’employeur de transmettre aux organismes, via Net-Entreprise, les données concernant la paie des salariés, ainsi que les évènements en lien avec sa période d’emploi (arrêts et accidents de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat).

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DOCUMENTS UTILES

Modèle de registre unique du personnel

LIENS UTILES

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