Embaucher un salarié dans l’association
EMPLOI
L’embauche d’un salarié : les formalités obligatoires
Votre association a besoin de nouvelles compétences pour compléter et/ou renforcer l’engagement de ses bénévoles ? Vous avez besoin de professionnaliser, consolider et développer les activités de votre association ? Vous souhaitez franchir le pas et embaucher un premier salarié ?
Avant de concrétiser cette nouvelle relation de travail, plusieurs formalités doivent obligatoirement être mises en œuvre.
Effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
L’association qui embauche un salarié doit obligatoirement effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette déclaration nominative doit être adressée à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date prévue de l’embauche et au plus tard au moment où le salarié commence à travailler.
La DPAE permet à l’association d’accomplir les obligations suivantes :
N.B. Pour pouvoir procéder à la DPAE, l’association doit être immatriculée au répertoire SIRENE de l’INSEE, avoir un numéro SIRET et un code NAF (APE). La demande d’immatriculation est simple et rapide (réponse sous 48H) et peut être réalisée sur la plateforme du Compte Asso.
A SAVOIR – La DPAE ouvre les droits du salarié en matière de protection sociale et permet le recouvrement des cotisations et contributions sociales obligatoires, dues par l’employeur et le salarié. Ces cotisations sont collectées par les URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales), sous la coordination de l’ACOSS, afin d’assurer le financement et le fonctionnement quotidien des différentes branches de la Sécurité sociale : Maladie (CNAM), Famille (CNAF), Vieillesse (CNAV), Accidents du travail – maladies professionnelles, ainsi que l’assurance chômage et la formation professionnelle (contribution légale).
La déclaration préalable à l’embauche est, par principe, réalisée par voie électronique sur le site dédié de l’URSSAF.
Pour remplir la DPAE, les informations ci-après doivent être renseignées :
ATTENTION – Le défaut de déclaration d’embauche est passible d’une amende administrative recouvrée par l’URSSAF dont le montant est fixé à 300 fois le minimum garanti (élément de référence pour le calcul des avantages sociaux), et d’une sanction pénale au titre du délit de travail dissimulé. Une copie de l’accusé de réception de la DPAE doit être transmise au salarié.
Déterminer la convention collective applicable
Avant toute embauche, l’association doit vérifier si son activité principale, telle qu’elle est définie par son objet social, entre dans le champ d’application d’une convention collective. Auquel cas, et si la convention concernée a fait l’objet d’un arrêté d’extension publié au Journal Officiel par le Ministre du travail, l’association doit obligatoirement en appliquer les dispositions. Dans le cas contraire, l’association pourra faire le choix d’une application volontaire. Les associations ne relevant d’aucune convention collective étendue et ne souhaitant pas l’appliquer de façon volontaire doivent alors respecter les dispositions de droit commun du Code du travail.
Une convention collective est un accord écrit qui résulte d’une négociation entre les partenaires sociaux (syndicats de salariés et organisations patronales). Elle fixe les conditions d’emploi et de travail des salariés et leurs garanties sociales dans une branche professionnelle. La convention collective prévoit des dispositions particulières, généralement plus favorables pour les salariés que le Code du travail : conditions d’emploi, organisation spécifique du temps de travail, congés payés, grilles de postes, salaires minimums, régime de prévoyance, taux spécifiques de retraite complémentaire, ancienneté, primes, indemnités de licenciement ou de départ à la retraite…
Dès lors qu’une convention est applicable, l’association doit en informer le salarié par écrit au plus tard un mois après l’embauche. Par ailleurs, l’intitulé de la convention doit apparaître sur le bulletin de paie. Il peut également être mentionné dans le contrat de travail.
N.B. Si l’employeur n’applique pas les dispositions de la convention collective, le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes.
Identifiée par un numéro IDCC (Identifiant de Convention Collective), chaque convention est constituée d’un texte de base, complété au fil du temps par des accords et/ou des avenants. Les conventions les plus représentatives du secteur associatif sont les suivantes :
N.B. Les employeurs associatifs ont la possibilité, s’ils le souhaitent, d’adhérer à une organisation patronale signataire de la convention collective. Ceci afin d’être représentés auprès des pouvoirs publics, d’être informés des actualités de la branche, de bénéficier d’un support juridique et de formations. Parmi les principales organisations représentatives du secteur associatif :
Organisation patronale représentant l’ensemble des employeurs du sport.
Organisation représentative des métiers de l’éducation, de la culture, de l’animation, du sport, de l’habitat et du tourisme social et familial.
Syndicat professionnel national des entreprises du spectacle vivant public.
Syndicat professionnel national des entreprises du spectacle vivant privé.
N.B. Le code NAF (ou APE) attribué par l’INSEE donne un indice sur la nature de l’activité principale exercée par l’association. Un simulateur permet de rechercher la convention collective applicable dans l’association.
Affilier le salarié aux organismes de protection sociale
Après avoir effectué la déclaration préalable à l’embauche et vérifié l’application éventuelle d’une convention collective, l’association doit ensuite affilier son salarié aux organismes de protection sociale :
Le salarié doit être affilié aux institutions de retraite complémentaire dont relève l’association. Ces institutions sont coordonnées par l’AGIRC/ARRCO qui constitue le régime de retraite complémentaire obligatoire des salariés du secteur privé. La retraite complémentaire vient compléter le régime de base, géré par la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse (CNAV). Ces deux régimes fonctionnent selon le principe de la retraite obligatoire par répartition : les cotisations versées pendant la vie active par les employeurs et les salariés permettent le financement des pensions de retraite, garantissant ainsi un revenu aux salariés lorsqu’ils cessent leur activité professionnelle.
À l’embauche du salarié, l’association n’a, en principe, aucune démarche à effectuer. Le nouveau salarié est affilié automatiquement auprès de la caisse de retraite complémentaire à l’issue de la première déclaration sociale nominative (DSN) effectuée par le gestionnaire de paie en charge de son dossier social. La caisse adresse alors un certificat d’adhésion et les taux des cotisations qui s’appliquent à l’association et aux salariés en fonction du statut de ces derniers (cadre ou non cadre). Selon la branche, les associations sont rattachées à l’une des deux caisses de retraites suivantes :
Branche du sport et de l’animation (ECLAT) – Sans convention collective
Branche du spectacle
L’association doit ensuite affilier le salarié à une régime de prévoyance si cela est imposé par sa convention collective ou par un accord d’entreprise ou si le salarié est cadre. La prévoyance complémentaire est un contrat de protection sociale qui permet de protéger les salariés en cas d’accident de la vie, notamment de compenser la perte de revenus en cas d’incapacité temporaire à travailler (maintien de salaire en cas d’arrêt de travail), d’incapacité ou invalidité permanente, ou en cas de décès (versement d’un capital décès ou d’une rente).
Contrairement à la retraite complémentaire, l’affiliation au régime de prévoyance n’est pas automatique. Elle suppose la signature préalable d’un contrat collectif. A l’issue de cette démarche, la caisse de prévoyance transmet alors à l’association les références du contrat qui permettent de paramétrer la paie et les déclarations sociales via la DSN. Selon sa branche, l’association doit ainsi se rapprocher de l’une des caisses ci-après :
Branche du sport et de l’animation (ECLAT) – Sans convention collective
Branche du sport et de l’animation (ECLAT) – Sans convention collective
Branche du spectacle
IMPORTANT – L’article 7 de la Convention Collective Nationale des Cadres en date du 14 mars 1947 indique que tous les employeurs du secteur privé ont l’obligation de souscrire à un contrat de prévoyance couvrant leurs cadres tant qu’ils font partie de leurs effectifs et ce jusqu’à leur départ à la retraite.
L’association doit affilier le salarié à un contrat de complémentaire santé collective obligatoire (parfois dénommée ‘mutuelle’). Ce contrat est généralement mis en place par accord collectif (ex : CCN Sport, CCN ECLAT) ou par Décision Unilatérale de l’Employeur (Art. L911-7 Code de la Sécurité sociale). La complémentaire santé est une assurance qui permet de rembourser partiellement ou totalement la part des dépenses de santé non prises en charge par la Sécurité sociale. Elle est financée à hauteur de 50% par des cotisations patronales et doit couvrir a minima un panier de soins réglementaire. Tous les salariés de l’association sont concernés et doivent être informés individuellement des garanties proposées dès leur embauche par la remise d’un bulletin d’adhésion.
N.B. L’association peut choisir l’organisme mutualiste de son choix. Toutefois, certaines branches peuvent recommander certains organismes avec lesquels elles ont négocié des conditions tarifaires ainsi que des garanties parfois plus avantageuses.
IMPORTANT – Le salarié peut refuser le contrat collectif uniquement s’il peut justifier d’un cas de dispense prévu par la loi. C’est le cas par exemple lorsqu’il est déjà bénéficiaire soit d’une couverture individuelle au moment de son embauche (jusqu’à son échéance annuelle), soit d’une couverture collective d’entreprise obligatoire y compris en tant qu’ayant droit (régime pour lequel l’adhésion des membres de la famille, époux(se), pacsé(e), enfants est possible), soit de la complémentaire santé solidaire (CSS). C’est également le cas s’il est embauché en CDD de moins d’un an ou à temps partiel (15 heures ou moins par semaine), en contrat d’apprentissage ou en CDI à temps très partiel (dès lors que la cotisation représente moins de 10% du salaire brut). La dispense doit impérativement être formulée par écrit par le salarié lors de l’embauche et être renouvelée chaque année. Elle est accompagnée, le cas échéant, de justificatifs. Ce formalisme est indispensable et dégage l’employeur de toute responsabilité (voir modèle de demande de dispense ci-après en téléchargement dans la rubrique ‘Documents utiles’).
L’association doit obligatoirement adhérer à un Opérateur de Compétences (OPCO) relevant de son champ professionnel et de son activité principale. Cette adhésion permet à l’association de mobiliser des financements pour les actions du plan de développement des compétences de ses salariés et de s’acquitter des contributions de formation professionnelle imposées par sa convention collective. Les contributions conventionnelles viennent compléter les contributions légales à la formation professionnelle recouvrées par l’URSSAF. Toutes les deux participent au financement du développement des compétences des salariés et à l’accès aux dispositifs de formation professionnelle. Selon sa branche ou son activité principale, l’association doit ainsi se rapprocher de l’un des deux opérateurs ci-après :
Branche de l’animation (ECLAT)
Branche du sport et du spectacle
S’acquitter des autres formalités obligatoires
L’association doit transmettre au salarié, au plus tard dans les 7 jours qui suivent l’embauche, un document unique d’information (Art L.1221-5-1 Code du travail et Art R.1221-34 du Code du travail) reprenant les éléments essentiels de la relation de travail : l’identité des parties à la relation de travail, le lieu de travail, l’intitulé du poste, la fonction et la catégorie d’emploi occupé, la date d’embauche, la durée de la période d’essai (le cas échéant), la rémunération (éléments constitutifs, périodicité et modalités de paiement), les droits à la formation professionnelle et aux congés payés, les procédures de fin de contrat et le régime de protection sociale (retraite, prévoyance et complémentaire santé). Il est recommandé d’annexer ce document au contrat de travail (voir modèle en téléchargement).
L’association doit ensuite rédiger le contrat de travail et le remettre à son salarié. Selon sa durée et ses caractéristiques, le contrat pourra prendre plusieurs formes. Par défaut, il est réputé être conclu à temps complet et pour une durée indéterminée.
N.B. Il est vivement conseillé d’établir une fiche de poste et de l’annexer au contrat de travail. Cette dernière permet au salarié d’identifier précisément ses missions, ses responsabilités et son positionnement dans la classification des emplois. A noter que la fiche de poste est imposée par certaines conventions collectives (ex : ECLAT) ;
L’association doit enfin informer le salarié qu’il bénéficiera tous les deux ans d’un entretien professionnel afin de faire le point sur ses perspectives d’évolution et les formations qui peuvent y contribuer.
L’association doit faire passer au salarié la visite d’information et de prévention médicale, au plus tard dans les trois mois suivant la prise effective du poste (et ensuite tous les 5 ans). Cette visite est réalisée auprès du service de santé au travail et donne lieu à la délivrance d’une attestation de suivi individuel de l’état de santé du salarié. Le service de prévention et de santé au travail accompagne également l’association dans l’identification et la prévention des risques professionnels et la mise en place obligatoire du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). A noter que ce document doit être actualisé périodiquement et être transmis par voie dématérialisée au service de prévention et de santé au travail.
Le rattachement de l’association au service de médecine du travail est effectué au moment de la déclaration d’embauche (DPAE). Pour couvrir le coût de ce service, l’association doit s’acquitter d’une contribution annuelle calculée forfaitairement en fonction du nombre de salariés qu’elle emploie et des facteurs de risques liés aux postes occupés par ces derniers. Selon la branche ou le secteur géographique, ce service est assuré par l’un des deux organismes ci-après :
Branche du sport, de l’animation (ECLAT) – Sans convention collective
Branche du spectacle
Toute association employeur a l’obligation de porter à la connaissance de ses salariés par voie d’affichage ou par tout autre moyen adapté, les informations suivantes : les coordonnées de l’inspection du travail et du service de prévention et de santé au travail, les consignes de sécurité et numéros d’urgence, l’interdiction de fumer et de vapoter, les horaires collectifs de travail, les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques (DUERP), ainsi que les textes législatifs relatifs à la lutte contre le harcèlement sexuel, le harcèlement moral, les discriminations, ainsi que sur l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes.
L’intitulé de la convention collective applicable et les modalités de consultation doivent également être communiqués. Le respect de ces obligations participe à la transparence sociale et à la sécurisation juridique de l’employeur.
Une fois ces formalités réalisées, l’employeur associatif doit organiser chaque mois le traitement des bulletins de paie des salariés et la déclaration des cotisations auprès des organismes de protection sociale. Il doit en particulier effectuer à l’issue de chaque période mensuelle de paie et au plus tard le 15 du mois suivant, la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Trois services sont proposés par l’URSSAF pour simplifier la gestion des salaires des associations :
N.B. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration en ligne qui permet à l’employeur de transmettre aux organismes, via Net-Entreprise, les données concernant la paie des salariés, ainsi que les évènements en lien avec sa période d’emploi (arrêts et accidents de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat).
PARTAGER
DOCUMENTS UTILES
LIENS UTILES
