Embaucher un salarié dans l’association
EMPLOI
L’embauche d’un salarié : les formalités obligatoires
Votre association a besoin de nouvelles compétences pour compléter et/ou renforcer l’engagement de ses bénévoles ? Vous avez besoin de professionnaliser, consolider et développer les activités de votre association ? Vous souhaitez franchir le pas et embaucher un premier salarié ?
Avant de concrétiser cette nouvelle relation de travail, plusieurs formalités doivent obligatoirement être mises en œuvre.
Effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
L’association qui embauche un salarié doit obligatoirement effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette déclaration nominative doit être adressée à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date prévue de l’embauche et au plus tard au moment où le salarié commence à travailler.
La DPAE permet à l’association d’accomplir les obligations suivantes :
N.B. Pour pouvoir procéder à la DPAE, l’association doit être immatriculée au répertoire SIRENE de l’INSEE, avoir un numéro SIRET et un code NAF (APE). La demande d’immatriculation est simple et rapide (réponse sous 48H) et peut être réalisée sur la plateforme du Compte Asso.
La déclaration préalable à l’embauche est, par principe, réalisée par voie électronique sur le site dédié de l’URSSAF.
Pour remplir la DPAE, les informations ci-après doivent être renseignées :
ATTENTION – Le défaut de déclaration d’embauche est passible d’une amende administrative recouvrée par l’URSSAF dont le montant est fixé à 300 fois le minimum garanti (élément de référence pour le calcul des avantages sociaux), et d’une sanction pénale au titre du délit de travail dissimulé. Une copie de l’accusé de réception de la DPAE doit être transmise au salarié.
Déterminer la convention collective applicable
Avant toute embauche, l’association doit vérifier si son activité principale, telle qu’elle est définie par son objet social, entre dans le champ d’application d’une convention collective. Auquel cas, et si la convention concernée a fait l’objet d’un arrêté d’extension publié au Journal Officiel par le Ministre du travail, l’association doit obligatoirement en appliquer les dispositions. Dans le cas contraire, l’association pourra faire le choix d’une application volontaire. Les associations ne relevant d’aucune convention collective étendue et ne souhaitant pas l’appliquer de façon volontaire doivent alors respecter les dispositions de droit commun du Code du travail.
Une convention collective est un accord écrit qui résulte d’une négociation entre les partenaires sociaux (syndicats de salariés et organisations patronales). Elle fixe les conditions d’emploi et de travail des salariés et leurs garanties sociales dans une branche professionnelle. La convention collective prévoit des dispositions particulières, généralement plus favorables pour les salariés que le Code du travail : conditions d’emploi, organisation spécifique du temps de travail, congés payés, grilles de postes, salaires minimums, régime de prévoyance, ancienneté, primes, indemnités de licenciement ou de départ à la retraite…
Dès lors qu’une convention est applicable, l’association doit en informer le salarié par écrit au plus tard un mois après l’embauche. Par ailleurs, l’intitulé de la convention doit apparaître sur le bulletin de paie. Il peut également être mentionné dans le contrat de travail.
N.B. Si l’employeur n’applique pas les dispositions de la convention collective, le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes.
Identifiée par un numéro IDCC (Identifiant de Convention Collective), chaque convention est constituée d’un texte de base, complété au fil du temps par des accords et/ou des avenants. Les conventions les plus représentatives du secteur associatif sont les suivantes :
N.B. Les employeurs associatifs ont la possibilité, s’ils le souhaitent, d’adhérer à une organisation patronale signataire de la convention collective. Ceci afin d’être représentés auprès des pouvoirs publics, d’être informés des actualités de la branche, de bénéficier d’un support juridique et de formations. Parmi les principales organisations représentatives du secteur associatif :
Organisation patronale représentant l’ensemble des employeurs du sport.
Organisation représentative des métiers de l’éducation, de la culture, de l’animation, du sport, de l’habitat et du tourisme social et familial.
Syndicat professionnel national des entreprises du spectacle vivant public.
Syndicat professionnel national des entreprises du spectacle vivant privé.
N.B. Le code NAF (ou APE) attribué par l’INSEE donne un indice sur la nature de l’activité principale exercée par l’association. Un simulateur permet de rechercher la convention collective applicable dans l’association.
S’acquitter des autres formalités obligatoires
Après avoir effectué la déclaration préalable à l’embauche et vérifié l’application éventuelle d’une convention collective, l’association doit ensuite s’acquitter de plusieurs autres formalités obligatoires :
Une fois ces formalités réalisées, l’employeur associatif doit organiser chaque mois le traitement des bulletins de paie des salariés et la déclaration des cotisations auprès des organismes de protection sociale. Il doit en particulier effectuer à l’issue de chaque période mensuelle de paie et au plus tard le 15 du mois suivant, la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Trois services sont proposés par l’URSSAF pour simplifier la gestion des salaires des associations :
N.B. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration en ligne qui permet à l’employeur de transmettre aux organismes, via Net-Entreprise, les données concernant la paie des salariés, ainsi que les évènements en lien avec sa période d’emploi (arrêts et accidents de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat).
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