La mise en place d’une billetterie

La mise en place d'une billetterie

ACTIVITES

Mettre en place une billetterie : quelles sont les règles à respecter ?

Votre association souhaite organiser un spectacle vivant (concert, cirque, théâtre, danse,…) ou un événement ouvert au public (rencontre sportive, conférence, …) avec une entrée payante. La mise en place d’une billetterie s’impose alors à vous.

Quelles sont vos obligations en la matière et comment procéder ?

Une entrée payante, un billet délivré !

Les associations qui organisent un spectacle ou plus généralement une manifestation comportant un prix d’entrée ont l’obligation de délivrer un billet à chaque participant ou, le cas échéant, d’enregistrer et conserver dans un système informatisé les données relatives à l’entrée, avant l’accès au lieu où se déroule le spectacle ou la manifestation (article 290 quater du Code Général des Impôts).

Cette obligation doit permettre à l’association non seulement de comptabiliser et de justifier les recettes générées à l’occasion de la manifestation, mais également de s’assurer que la capacité d’accueil du lieu n’est pas dépassée afin de respecter les conditions de sécurité.

Billetterie - Quelles obligations ?
Attention - Information importante

Attention – Les obligations liées à la billetterie ne s’imposent pas uniquement aux seules associations titulaires d’un récépissé de déclaration d’entrepreneur de spectacle qui ont pour activité principale l’exploitation, la production ou la diffusion de spectacle vivant.  Elles s’imposent également aux associations qui organisent occasionnellement des spectacles ou tout autre événement avec entrée payante.

Un cadre fixé par l’administration fiscale

Conformément à la législation fiscale (cf. articles 50 sexies B et 50 sexies H de l’annexe 4 du code général des impôts), toute entrée sur les lieux où sont organisés des spectacles ou des évènements doit être constatée par la remise d’un billet extrait d’un carnet à souches ou d’un distributeur automatique ou, à défaut de remise d’un billet, être enregistrée et conservée dans un système informatisé. Ceci, avant l’accès au lieu du spectacle ou de l’événement. L’entrée doit ensuite faire l’objet d’un contrôle manuel ou électronique.

Les billets délivrés manuellement sont extraits d’un carnet à souche ou émis sur des fonds de billets pré imprimés. Ils doivent être numérotés de façon ininterrompue et utilisés dans leur ordre numérique. Le carnet à souche comporte trois parties, dont la souche, une remise au participant et l’autre retenue au contrôle conservée par l’association organisatrice.

Sur chacune de ces trois parties, doivent figurer, de façon apparente ou sous forme d’informations codées*, les mentions obligatoires suivantes :

  • le nom de l’établissement, de l’organisateur ou de l’exploitant ;
  • le numéro d’ordre du billet ;
  • le cas échéant, le numéro de récépissé pour les entrepreneurs de spectacle permanents (art.  R7122-12 du Code du travail) ;
  • la catégorie de place à laquelle le billet donne droit ;
  • le prix global payé par le participant ou s’il y a lieu la mention de gratuité ;
  • le nom du fabricant ou de l’importateur de billets si l’organisateur a eu recours à des carnets ou à des fonds de billets pré imprimés.

* Si les billets comportent des mentions codées (Ex: QR Code ou code barre ), le système utilisé doit permettre de restituer les informations en clair.

Cas particulier de la billetterie informatisée

La billetterie mise en place à l’aide d’un système informatisé présente l’avantage de garantir un suivi des émissions de billets et de conserver la trace de toutes les opérations. Le système informatisé est soumis aux mêmes règles que la billetterie manuelle. Doivent toutefois être ajoutées aux mentions obligatoires le nom du spectacle et le cas échéant, le numéro de la séance auquel le billet donne droit. Le système informatique utilisé doit par ailleurs être conforme au cahier des charges fixé par l’annexe de l’arrêté du 8 mars 1993 :

  • Ce dernier doit en particulier assurer l’édition de billets sur support papier et enregistrer automatiquement chacune des opérations liées à la billetterie pour en conserver la trace. Chaque billet émis doit comporter un identifiant unique mémorisé dans le système ;
  • Toutes les opérations de billetterie ainsi que les recettes correspondantes doivent être enregistrées chronologiquement.
  • Le système doit pouvoir éditer pour chaque représentation et pour chaque catégorie de billet, un état numéroté et daté précisant le prix unitaire, le nombre d’entrées, la recette et l’emploi des billets, la date et l’heure du spectacle ou de l’événement. Ces informations sont conservées durant au moins 3 ans et tenues à la disposition des agents de l’administration fiscale en vue d’éventuelles opérations de contrôle.

Certains logiciels de gestion de billetterie sont disponibles sur le marché mais peuvent être onéreux et hors de portée du budget de bon nombre d’associations. Mais il existe des plateformes proposant des services gratuits de billetterie en ligne conformes à la réglementation (HelloAsso, onParticipe, Weezevent).

La billetterie informatisée
Informations complémentaires

N.B. La création et la mise en fonctionnement de logiciels permettant la gestion informatisée d’une billetterie est réglementée et obéit à un cahier des charges très strict. Cette démarche doit par ailleurs faire l’objet d’une déclaration à la direction régionale des douanes et droits indirects. Cette déclaration est faite au plus tard le jour de la première utilisation. Elle précise le nom du logiciel, son numéro de version, la date et le nom du concepteur, la configuration informatique, le système d’exploitation, le langage de programmation, le format du logiciel source ou exécutable fourni par le concepteur, la description fonctionnelle du système, les sécurités mises en œuvre, ainsi que le fac – simile d’un billet, d’un coupon de gestion et d’un relevé de recettes.

La comptabilité de la billetterie

Qu’il s’agisse d’une billetterie manuelle ou d’une billetterie informatisée, un relevé (ou état) doit obligatoirement être établi dès la fin du spectacle ou de l’événement. Il doit comporter pour chaque catégorie de places, les numéros des premiers et derniers billets délivrés, le nombre de billets délivrés, le prix de la place et la recette correspondante. Ces relevés doivent être conservés pendant 6 ans (3 ans dans le cas d’une billetterie informatisée). Les coupons de contrôle et les souches de contrôle peuvent n’être conservés que pendant une année à compter de leur utilisation.

Les billets invendus doivent également être conservés pendant 6 ans. Cependant, l’organisateur peut éventuellement les détruire à condition de solliciter la venue d’un agent de la direction générale des impôts pour qu’il établisse un procès verbal de destruction après avoir vérifié la série de billets à détruire. En cas de contrôle, tout billet manquant pourra être considéré comme vendu.

Attention - Information importante

Attention – Les agents de la direction générale des impôts ont toute compétence pour rechercher, constater, poursuivre et sanctionner, le cas échéant, les infractions en matière de billetterie. Toute infraction est sanctionnée par une amende de 15 à 30 € (art. 1791 II. du Code général des impôts). Cette amende est appliquée autant de fois qu’une infraction est constatée, par exemple, autant de fois qu’un participant se trouvant dans la salle n’est pas muni d’un billet. Il convient donc de ne pas omettre de remettre un billet « gratuit » aux personnes ne payant pas d’entrée.

Obligations déclaratives des entrepreneurs de spectacle

Au regard de l’article 48 de loi du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine, les entrepreneurs de spectacles vivants détenant un récépissé de déclaration d’entrepreneur de spectacles vivants valant licence en application de l’article L. 7122-3 du code du travail doivent obligatoirement, transmettre à des fins statistiques au ministre chargé de la culture les informations contenues dans leurs relevés et/ou état de billetterie, y compris pour les spectacles dont ils confient la billetterie à des tiers, en précisant notamment :

  • les informations sur le prix global payé par le participant ou, s’il y a lieu, la mention de la gratuité ;
  • le nom du spectacle ou de l’événement, le domaine, la localisation et le type de lieu de chaque représentation.

Le décret n°2017-926 du 9 mai 2017 précise les modalités de transmission de ces relevés, ainsi que la peine d’amende en cas de non-respect des obligations de transmission après mise en demeure préalable (cf. amende administrative de 150 €).

Cette mesure institue ainsi un dispositif légal de remontée obligatoire et centralisée des données de billetterie afin de constituer un référentiel national d’informations sur la fréquentation du spectacle vivant et la recette globale de billetterie.

Informations complémentaires

N.B. La transmission des données s’opère depuis 2018 par voie dématérialisée via la plateforme du Système d’Information Billetterie (SIBIL). Cette déclaration doit être effectuée avant le dixième jour du premier mois de chaque trimestre civil par le responsable de la billetterie.

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